Warum es für Schreibkräfte auf das Fachwissen ankommt

5. September 2012

Hand auf's Herz: Wieviel Zeit verbringen Ärzte mit dem Korrigieren von Arztbriefen? Wieviel Zeit verbringt die Sekretärin mit der Einarbeitung einer neuen Schreibkraft? Oder: Wieviele "Reinfälle" mussten Sie als Schreibdiensteiterin schon hinnehmen, weil neue Schreibkräfte doch nicht die erwartete Qualifikation besaßen?

OP-Berichte, Entlassungsbriefe, Kurzbriefe oder medizinische Gutachten zählen zur wichtigsten ärztlichen Korrespondenz innerhalb und außerhalb eines Krankenhauses. Hinzu kommen eine Vielzahl anderer Dokumente, die von Sekretärinnen und Schreibkräften für Ärzte geschrieben werden. Im Idealfall ist das diktierte Dokument bereits nach der Transkription fehlerfrei und kann vom Arzt nach dem Durchlesen sofort frei gegeben werden. Erfahrungsgemäß sind es jedoch mindestens zwei Korrekturdurchgänge, häufig drei oder vier. Erst dann hat das Dokument sowohl die Qualitätssicherung des Schreibdienstes als auch die ärztlichen Hierarchiestufen bis zum Versand durchlaufen.

Um diesen mühsamen Korrekturprozess zu verkürzen, verzichten viele Ärzte auf das Diktieren der Patientenberichte und nutzen selbst die Textfunktionen der klinischen Informationssysteme. Bausteinartig werden dabei die Teilbefunde für den Patientenbericht zusammengestellt. Auf der einen Seite führt diese Art der Prozessverkürzung zu einer positiv wirksamen Effizienzsteigerung in den Abläufen. Auf der anderen Seite wirkt es sich bei Ärzten negativ aus: Es erhöht den Zeitaufwand für Tätigkeiten, die nicht unmittelbar dem Patienten gewidmet sind.

Wie wird man "Medizinische Schreibkraft"?

Die Qualifikation zur "Medizinischen Schreibkraft" erwerben Schreibkräfte in Kursen an verschiedenen Bildungseinrichtungen, an Akademien der Krankenhäuser oder via Fernunterricht. Hier erhalten sie das Grundwissen über den menschlichen Körper, seine Funktionen und häufigsten Krankheitsbilder. Schwerpunkte dieser Ausbildungen sind neben dem allgemeinen Schreibtraining und der medizinischen Fachkunde, auch Labor- und Arzneimittelkunde, medizintechnische Begriffe und physikalische Einheiten sowie das Schreiben medizinischer Texte nach Phonodiktaten.

Die für die Arztentlastung wichtige fachliche Kompetenz erlangen Schreibkräfte erst dann, wenn aus dem Grundwissen ein Spezialwissen erarbeitet wurde. Dies geschieht in ausdauernder Übung nach dem Prinzip "Learning-by-doing". Umfragen bei Schreibdienstleitungen ergaben, dass die Einarbeitung in ein neues Fachgebiet bei Vollzeitkräften durchschnittlich zwei bis vier Monate dauert. Hinzu kommt, dass der diktierende Arzt oder eine erfahrene Schreibkraft erhebliche Zeit für die Korrekturen aufwendet und damit Zeit für die eigenen Aufgaben einbüßt.

Effizienz steigern oder Ärzte entlasten?

Um im Veränderungsprozess beide Ziele erreichen zu können, nämlich sowohl Effizienz zu steigern, als auch Arztentlastung herbeizuführen, kommt es in erster Linie darauf an, wie schnell eine medizinische Schreibkraft diesen Prozess fachlich kompetent unterstützen kann.

Alternativ zum allgemein praktizierten Learning-by-doing, bietet ORGANISE YOUR MEDICAL OFFICE zwei Möglichkeiten, diese fachliche Kompetenz schnell aufzubauen:

  1. Selbstlern-Training für Schreibkräfte
  2. Training on-the-job im Krankenhaus

Im Selbstlern-Training kann das Fachwissen in der Kombination e-Book + Lern-CD + Online-Seminar von der Schreibkraft zu Hause am eigenen PC trainiert werden. So können sich auch Bewerber/-innen schon frühzeitig auf eine Tätigkeit im Fachgebiet vorbereiten. Im e-Book wird das Fachgebiet für Nicht-Mediziner verständlich erläutert. Mithilfe der Originaltexte und Übungsdateien auf der Lern-CD kann im Schreibtrainingsprogramm geübt und gleichzeitig der eigene Lernfortschritt kontrolliert werden. Das Online-Seminar als Live-Präsentation vertieft das Fachwissen. 

Gleich mehrere Vorteile bietet das Training on-the-job für Fachabteilungen in Krankenhäusern oder zentralen Schreibdiensten: Die Zeit der Einarbeitung reduziert sich auf ein Minimum, innerhalb einer Woche können Schreibkräfte selbstständig arbeiten. Die Beeinträchtigung anderer Mitarbeiter entfällt ganz. Gleichzeitig wird das Wissen für den Schreibdienst aufbereitet, um für kontinuierliches Lernen zur Verfügung zu stehen. Aufgrund der erweiterten Kompetenz ist die Fachkraft auch in der Lage, als Editor in Spracherkennungssystemen arztentlastend tätig zu sein.

Effiziente Entlastung für Ärzte

Für Schreibkräfte in Kliniken oder zentralen Krankenhaus-Schreibdiensten kommt es auf die fachliche Kompetenz an, um einen Beitrag zur effizienten Organisationsgestaltung leisten zu können. Durch gezielte Qualifizierung der Schreibkräfte reduziert sich der Korrekturaufwand bei der Dokumentation und entlastet somit Ärzte. Fachliche Kompetenz der Schreibkraft und systematischer Wissensaufbau im Schreibbüro sind wichtige Bausteine für eine effiziente Dokumenterstellung und gleichzeitig Grundlage für kontinuierliche organisatorische Verbesserungen.

Autor: Dipl.-BetrW Sabine Siegel [E-Mail]

 

Bildquelle: Markus Hein / pixelio.de



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